Un citoyen vous présente un acte étranger et vous ne savez pas s’il doit être légalisé selon la procédure normale, apostillé ou s’il est dispensé de légalisation… Vous êtes très nombreux à nous interroger à ce sujet. Voici quelques rappels.
La légalisation
La base juridique - l’article 30 du Code de droit international privé :
« ART. 30. § 1er. Une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger doit être légalisé pour être produit en Belgique en intégralité ou en extrait, en original ou en copie. »
Les documents étrangers doivent être légalisés dans leur pays d'origine.
Une fois que le document étranger est légalisé par les autorités étrangères du pays où il a été établi, il doit encore être légalisé par le poste consulaire belge compétent pour ce pays. Un document étranger légalisé par un poste consulaire belge à l'étranger au moyen d'un autocollant pourvu d'un «numéro de contrôle» composé d'au moins 12 chiffres est valable et utilisable directement en Belgique.
Le document étranger doit également être traduit, et la traduction effectuée à l’étranger doit aussi être légalisée. Si la traduction est effectuée par un traducteur-juré en Belgique : depuis le 1er mars 2021, les traducteurs-interprètes jurés qui sont en possession de leur cachet officiel peuvent, par l’apposition de l’empreinte de ce cachet officiel sur leurs traductions, légaliser eux-mêmes ces documents, lorsqu’ils sont destinés à être utilisés en Belgique.
Les modèles de cachet officiel utilisé par les traducteurs-interprètes jurés sont disponibles sur OrangeConnect ici.
L’apostille
Mais dans certains cas, une « apostille » suffit.
Lorsqu’elle s’applique, la Convention du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers (la « Convention Apostille ») prévoit une formalité unique et plus simple : l’autorité étrangère compétente appose une apostille sur le document ; ensuite le document apostillé peut être directement utilisé en Belgique.
Comment savoir si le pays où a été délivré le document que vous présente un citoyen est partie ou pas à la Convention Apostille ? Il suffit de consulter la liste des pays ici : HCCH | #12 - État présent.
Les documents apostillés doivent également être traduits.
Les pays de l’Union européenne dispensés
Enfin, pour les pays membres de l'Union européenne, les légalisations ne sont jamais nécessaires, et ce depuis le 16 février 2019 (date de l’entrée en vigueur d’un Règlement européen 2016/1191).
Les obligations de traduction sont également simplifiées, puisqu’une traduction jurée ne sera plus requise si le document est accompagné d’un formulaire multilingue rempli par l’autorité qui a émis le document.
(NB. En Belgique, la BAEC propose le formulaire multilingue rempli de manière automatique.)
Toutes les informations à ce sujet sont disponibles ici : Portail e-Justice européen - Documents publics (europa.eu)
