L’Officier de l’état civil et le Bourgmestre peuvent octroyer une autorisation spéciale écrite à un ou plusieurs agents pour toutes les tâches des services Etat civil, Etrangers et Population. Ces autorisations doivent être à jour : elles doivent refléter toute modification du personnel communal.
En matière d'état civil, il s’agit d’une autorisation et pas d’une délégation de pouvoir qui ne s'applique pas aux actes de mariage. Dans tous les cas, l’officier de l’état civil reste responsable.
Pour des raisons pratiques, il est recommandé que l’Officier d’état civil et le Bourgmestre accordent ce type d’autorisation ou de délégation à plusieurs agents même si ce n’est pas obligatoire.
L’autorisation et la délégation doivent faire l’objet d’un écrit qui sera conservé par la Commune.
Elles sont personnelles, ceci signifie que si l’on change d’Officier d’état civil ou de Bourgmestre (changement de majorité lors de nouvelles élections communales par exemple), il faut rédiger une nouvelle autorisation signée par le nouvel Officier d’état civil ou le nouveau Bourgmestre.
Il est important que tous les agents soient titulaires d'une telle délégation / autorisation afin que tous les actes, certificats et documents émis au guichet aient une valeur juridique.
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