Par qui et comment des copies et extraits d'actes de l’état civil de plus de 50, 75 et 100 ans peuvent-ils être délivrés ? Et de quelle manière les actes peuvent-ils être consultés à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques ? La réponse se trouve dans le très attendu arrêté royal qui vient de paraître au Moniteur.
Le point de départ est la loi du 18 juin 2018 portant dispositions diverses en matière de droit civil, qui a (entre autres) modifié le délai de publicité des actes de l’état civil. Jusqu’alors, il fallait attendre que ces actes aient 100 ans. La loi a différencié le délai :
- les actes de mariage sont publics à partir de 75 ans ;
- les actes de décès sont publics à partir 50 ans ;
- tous les autres actes sont publics à partir de 100 ans.
Mais il restait :
- à définir par qui les copies et extraits d'actes de respectivement plus de 50, 75 et 100 ans peuvent être délivrés et leur mode de délivrance ; et
- à déterminer la manière dont les actes de l'état civil peuvent être consultés à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques.
C’est maintenant chose faite.
« L’arrêté royal du 17 mars 2021 relatif aux recherches à des fins généalogiques dans les actes de l'état civil et accordant l'accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat » a été publié au Moniteur le 31 mars 2021.
Voici quelques une des dispositions de ce texte :
Actes publics
- Toute personne peut obtenir un extrait ou une copie d'actes de l'état civil publics auprès de l'officier de l'état civil de la commune où l'acte a été établi, ou des Archives de l'Etat, si l'acte y a été transféré.
- La consultation des actes de l'état civil publics qui ne sont pas disponibles dans la BAEC peut s'effectuer en mettant à disposition du demandeur les registres de l'état civil, les tables et les pièces annexes, pour examen.
- Lorsque les actes ont été mis à disposition de manière électronique par les Archives de l'Etat, leur consultation s'effectue : soit auprès des Archives de l'Etat, soit auprès de l'officier de l'état civil de la commune dans laquelle l'acte a été établi, si le Collège des bourgmestre et échevins a autorisé la consultation de ces actes.
- Lorsque les actes n'ont pas été mis à disposition de manière électronique par les Archives de l'Etat, leur consultation s'effectue auprès de l'officier de l'état civil de la commune dans laquelle l'acte a été établi (modalités à déterminer par une décision du Collège des bourgmestre et échevins).
Actes non publics
- S’agissant de la consultation des actes de l'état civil non publics à des fins généalogiques, elle s'effectue par la délivrance des copies ou des extraits par l'officier de l'état civil de la commune dans laquelle l'acte a été établi. La demande doit être soumise via la communication, notamment, de données d’identification très précises, de la description circonstanciée des fins généalogiques, des moyens de diffusion des résultats de la recherche, et avec le consentement de toutes les personnes sur lesquelles porte l'acte.
- C’est la commune où l'acte a été établi qui est le responsable du traitement (au sens de l'article 4.7 du Règlement général sur la protection des données), en ce qui concerne les données à caractère personnel collectées dans le cadre de la demande.
- Si l'acte est disponible dans la BAEC, la copie ou l'extrait est délivré à partir de la BAEC.
- Si l'acte n'est pas disponible dans la BAEC, la copie ou l'extrait est établi sur la base des registres papier.
Accès des Archives de l'Etat à la BAEC
Les données de la BAEC sont directement accessibles aux Archives de l'Etat, pour autant que ce soit nécessaire pour l'exécution de leurs missions. Mais les Archives de l'Etat ne disposent que d'un droit de lecture dans la BAEC.
Cet arrêté royal entre en vigueur le 1er mai 2021.
