C’est à cette question que répond une note du SPF Justice diffusée le 16.04.2020. Elle s’inscrit dans le contexte des mesures décidées par le Conseil national de sécurité : les administrations publiques doivent assurer leurs missions essentielles en veillant à garder la distanciation physique et/ou à stimuler le télétravail. Mais comment appliquer cela au travail d’un OEC ?
Premier constat : « les missions essentielles se rapportent aux actes de naissance, aux actes de reconnaissance, à l’acte de mariage et aux actes de décès ».
La déclaration de naissance électronique par les parents n’est pas possible, est-il indiqué. Si les parents ne font pas la déclaration dans les 15 jours après la naissance ou si les parents font savoir qu’ils ne feront pas de déclaration dans les 15 jours après la naissance, l’OEC établit l’acte de naissance sur la base de la notification par l’hôpital, le médecin, l'accoucheuse ou les autres personnes qui ont assisté à l'accouchement ou chez qui l'accouchement a eu lieu (art. 42 Cc).
Autre point à relever : la déclaration de mariage n’est pas une mission essentielle. L’OEC peut enregistrer la date de mariage souhaitée et recevoir la déclaration de mariage après la fin de la période de confinement. Dans les circonstances actuelles, la déclaration de mariage est uniquement possible si les intéressés démontrent qu’il y a urgence. Par exemple : l’achat d’une maison ou une grossesse.
S’agissant du décès, l’OEC établit l’acte de décès sur la base de l’attestation de décès qui lui est soumise, établie par le médecin qui a constaté le décès. L’attestation peut être soumise par voie électronique.
Sont ensuite passées en revues, les missions considérées comme essentielles parce qu’elles portent sur des situations déterminées liées à des délais bien spécifiques. Parmi les cas de figure repris : la deuxième comparution devant l’OEC et la remise de la déclaration relative à la modification de l’enregistrement du sexe, la déclaration de choix de nom après naissance/adoption/établissement d’un deuxième lien de filiation après le 1er juin 2014, ou encore l’établissement de l’acte de changement de prénom si le délai de trois mois prend fin pendant la période ou encore les décisions judiciaires.
Enfin, la note énumère les missions non essentielles qui devraient de préférence être reportées. Il s’agit des nouvelles demandes de :
- changement de prénoms ;
- modification d’enregistrement du sexe ;
- déclaration de mariage, à moins qu’une preuve/attestation de l’urgence soit présentée (voir ci-dessus) ;
- cohabitation légale (début ou fin), à moins qu’une preuve/attestation de l’urgence soit présentée ;
- acte facultatif d’un enfant sans vie ;
- en lien avec l’acquisition de la nationalité belge introduites par une personne étrangère majeure conformément aux article 12bis et 24 CNB (sauf dans l’hypothèse où le candidat à la nationalité belge invoquerait un motif sérieux et avéré justifiant l’extrême urgence de traiter immédiatement le dossier).
La note du SPF Justice est disponible ci-dessous.
