Il y a un an jour pour jour, les collègues de l’état civil commençaient leur lundi 1er avril 2019 en laissant derrière eux la matière « état civil » telle que nous la connaissions. Exit les registres à faire signer en deux exemplaires, les dossiers à conserver des années durant, … Les écueils qui ont émaillé l’entrée en vigueur de la BAEC ont, depuis lors, été surmontés. Mais aujourd’hui, un nouveau défi est lancé à chacun des agents communaux : « assurer la continuité du service public » tout en respectant les mesures sanitaires prises par notre Gouvernement pour contenir la propagation du Covid-19.
Un des rôles des administrations communales est de s’assurer de l’état des personnes. Ce rôle est primordial. Imaginez un enfant qui n’a pas de statut juridique, qui n’aurait pas accès aux soins de santé, … Imaginez des époux qui souhaitent se marier avant que l’un ou l’autre ne décède. Imaginez encore une personne entrant dans les conditions d’acquisition de la nationalité belge aujourd’hui par son emploi actuel, mais qui ne peut prédire ce qui se passera à la levée du confinement…
Aujourd’hui, grâce à la BAEC (oui, grâce!), il n'a jamais été aussi envisageable de permettre aux agents d’un service « état civil » de travailler depuis leur domicile. Le fameux « télétravail » …
Mais qu’en est-il ? Est-ce vraiment possible ?
Oui, c’est possible mais pas n’importe comment et pour n’importe quoi.
Si le Règlement Général sur la Protection des Données est suivi, il est tout à fait possible que des applications telles que Saphir soit installées sur un ordinateur portable.
Il se peut donc que les citoyens puissent transmettre leur demande d’acte d’état civil, de renseignements concernant certaines procédures (reconnaissance, nationalité, mariage, …) par mail. En ayant eu la confirmation de l’identité de l’intéressé, une vérification au Registre national peut être effectuée de chez soi et vous pouvez ainsi renseigner votre administré.
Toujours grâce à la BAEC, les actes étant munis d’un sceau électronique, il est possible de transmettre les extraits par courriel.
Bien que tout cela était assez clair pour la plupart des agents de l’état civil, il reste la question de l’établissement des actes. Posons-la.
Puis-je établir des actes d’état civil via une déclaration par mail ?
Non. La réponse est claire et limpide. Le code civil par son article 21 précise « Exception faite pour les actes de mariage, les parties intéressées peuvent se faire représenter pour tous les actes par un fondé de procuration spéciale et authentique. La procuration est jointe en annexe dans la BAEC. »
Pourquoi ce « Non » si dur à entendre en cette période particulière ? Pour comprendre cela, revenons-en à la définition de « l’Officier de l’état civil ».
Le terme « Officier » désigne la personne qui célèbre un événement de manière officielle. Qui prend acte du souhait des parties intéressées devant elle. Il doit être en mesure de vérifier si toutes les conditions à l’établissement de l’acte sont réunies.
Dès lors, par déclaration des intéressés de manière électronique, comment l’Officier de l’état civil ou son agent délégué peut-il s’assurer du consentement de l’une des parties sans que celui-ci n’ait été forcé ?
Voici donc mesures qui pourraient être appliquées afin de respecter l’article 21 du Code civil.
- Pour les reconnaissances :
- informations uniquement par mail (complètes) ou par téléphone (basiques) ;
- vérification des documents des intéressés uniquement par mail ;
- fixation d’un rendez-vous au sein de votre bureau.
- Pour les reconnaissances douteuses :
- informations uniquement par mail (conservez une trace écrite de ce qui a été demandé) ;
- vérification des documents par mail ;
- si tout est en ordre, transmettre l’accusé de réception aux intéressés ce qui vous laissera 1 mois pour effectuer la déclaration de reconnaissance. Pour rappel, ce délai peut être prolongé de 2 mois. Le délai total sera donc de 3 mois, limite à laquelle vous devrez fixer un rendez-vous avec les intéressés pour effectuer la déclaration de reconnaissance et éventuellement transmettre le dossier au Parquet du Procureur du Roi.
- Pour les reconnaissances immédiates dans l’acte de naissance :
- vérification de la faisabilité ou non par mail ou par téléphone ;
- fixation d’un rendez-vous avec la mère si la reconnaissance est impossible immédiatement ou avec les deux si les parents sont dans les conditions.
- Pour les déclarations de naissance :
- informations uniquement par mail ou par téléphone ;
- vérification si toutes les données au Registre national sont disponibles ;
- fixation d’un rendez-vous (en précisant de ne pas oublier la déclaration de choix de nom si nécessaire).
Il serait plus simple de ne faire que l’acte exigé par la loi, à savoir la déclaration de naissance dans les 15 jours. Mais l’administration communale doit analyser chaque cas et en évaluer la faisabilité ou non.
Par exemple, on ne peut pas prendre le risque qu’un père, qui serait décédé entre la naissance de son enfant et la levée du confinement, n’ait pu reconnaitre ce dernier en raison des mesures trop drastiques prises par une Administration communale.
Et n’oublions pas que, selon l’article 5 du Code civil, l’étranger jouit en Belgique de tous les droits civils reconnus aux Belges. Il ne peut donc être envisagé de refuser une déclaration de reconnaissance car le dossier n’est pas un dossier dit « simple ».
D’ailleurs, le Gouvernement précise via le site www.info-coronasvirus.be que les services administratifs doivent assurer leurs missions :
« Les services administratifs restent-ils ouverts ?
Les administrations publiques doivent pouvoirs assurer leurs missions essentielles en veillant à mettre en place les mesures de distanciation sociale et/ou de télétravail.
Les administrations doivent informer la population des possibilités d’obtenir des documents et informations via des modes alternatifs (en ligne). Elles doivent donner la préférence à ces alternatives pour limiter le nombre de déplacements. »
Enfin, pour rappel, conformément à l’article 164 de la Constitution belge, « La rédaction des actes de l'état civil et la tenue des registres sont exclusivement dans les attributions des autorités communales. »
En d’autres termes, chaque Officier de l’état civil est responsable des actes qu’il dresse.
En tout état de cause : respectez les mesures d’hygiène, gardez une distance d’1m50 et prévoyez de recevoir le citoyen derrière un guichet.
Courage à tous !
