Actes d’état civil : la liste des « intérêts légitimes » est connue

Vous l’attendiez… Il est sorti ! L’arrêté royal déterminant la liste limitative d'intérêts légitimes justifiant la délivrance d’actes d’état civil non publics est paru au Moniteur ce 4 décembre.

Rappelons que la loi réparatrice de la BAEC du 13 septembre 2023 a modifié la législation sur l'état civil pour la mettre en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Ces changements incluent de nouvelles dispositions encadrant la délivrance de copies et d'extraits d’actes de l'état civil (article 29 de l'ancien Code civil).

La modification de l’article 29 entrera en vigueur le 1^er janvier 2025.

A partir de cette date, les actes non publics ne seront disponibles que pour un nombre limité de personnes (article 29, § 1er/2, de l'ancien Code civil). Seules les personnes suivantes pourront demander une copie ou un extrait d'un acte non public :

1. chaque personne dont l'acte établit ou modifie l'état de la personne ;
2. le représentant légal de la personne dont l'acte établit ou modifie l'état de la personne ;
3. l'époux ou l'épouse, le cohabitant légal, les ascendants ou les descendants au premier degré et les héritiers de la personne dont l'acte établit ou modifie l'état de la personne, à condition de prouver un intérêt légitime ;
4. les héritiers de la personne dont l'acte établit ou modifie l'état de la personne pour des actes mentionnant une modification de l'enregistrement du sexe, à condition de prouver un intérêt légitime.

Une condition supplémentaire s'applique donc à ces deux dernières catégories de personnes : elles devront fournir la preuve d'un intérêt légitime pour obtenir une copie ou un extrait.

Il restait à préciser ces « intérêts légitimes ». Ce qu’a fait l’arrêté royal du 11 novembre 2024 (publié au Moniteur le 4 décembre 2024).

Ils sont au nombre de 10 :

1. établir ou modifier un acte d'état civil à l'étranger ;
2. mener des procédures judiciaires concernant l'état de la personne ;
3. s'enregistrer auprès d'une instance de sécurité sociale étrangère ou d'une autre autorité étrangère;
4. justifier d'une parenté en vue d'effectuer un voyage ;
5. établir un acte notarié ;
6. accepter ou renoncer à une succession ;
7. rechercher un emploi à l'étranger ;
8. demander un passeport, une carte d'identité ou un permis de conduire étrangers ;
9. connaître ses testateurs ou héritiers ;
10. être en possession d'un mandat privé de la personne dont l'acte établit ou modifie l'état de la personne.

Il s’agit d’une liste limitative. Seuls les intérêts légitimes figurant sur la liste pourront être invoqués pour obtenir une copie ou un extrait.

Le demandeur devra prouver l'intérêt légitime. Il ne suffira pas de simplement mentionner l'intérêt légitime. La preuve de l'intérêt légitime devra être jointe en annexe à la demande de délivrance de copies et d'extraits. La preuve devra clarifier la raison pour laquelle cet intérêt légitime est précisément invoqué.

Cette pièce justificative pourra être, par exemple, une copie de la demande de production d'un acte (p. ex. par une autorité étrangère), une copie de la demande de production de l'acte pour la demande d'un mandat de protection extrajudiciaire, voire une copie de la notification selon laquelle une personne est présumée être l'héritière de l'intéressé.

La circulaire du 19 décembre 2023 précise que les demandes de copies ou d’extraits d’actes devant être prouvées par un intérêt légitime doivent contenir :

• l’identité du demandeur (eID) ;
• si la qualité (relation avec l’intéressé) peut être établie et documentée et la manière dont cela peut se faire et ;
• le motif de la délivrance de la copie (qui est le véritable destinataire/destinataire) ;
• la preuve de l’intérêt légitime.