Voilà un arrêté royal qui devrait être favorablement accueilli par les services « population » : il encadre la communication de données des registres pour la recherche d'héritiers.
Vous êtes régulièrement sollicités par des généalogistes, parmi lesquels certains sont mandatés par un notaire ou par un avocat, qui souhaitent effectuer des recherches à des fins successorales.
Les notaires et les avocats sont déjà autorisés à accéder aux données du Registre national et à celles des registres de la population. Dans le cadre de l'une de leurs missions - celle visant à rechercher d'éventuels héritiers - il n'est pas toujours possible de retrouver toutes les informations recherchées dans le Registre national ou dans les registres de la population informatisés. Ils doivent alors retrouver les données plus anciennes dans les registres de la population format « papier ».
En outre, il est également déjà possible de consulter les registres clôturés depuis plus de 120 ans ainsi que les données datant de moins de 120 ans, moyennant le consentement des descendants ou de l'époux à l'utilisation des données.
Bref, le cadre légal actuel ne permet pas toujours de répondre aux besoins des personnes chargées de liquider une succession.
Il fallait donc trouver une solution pour la consultation des registres de la population sans restriction, à condition que cette recherche soit menée exclusivement afin de retrouver des héritiers.
L’arrêté royal du 7 mars 2024 modifiant l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers, concernant la recherche d'héritiers (publié au Moniteur le 18 avril 2024) prévoit les dispositions suivantes :
- Dans le cadre d'une mission légale visant la recherche d'héritiers, un notaire ou un avocat pourra adresser sa demande de communication d'informations auprès de l’OEC. La requête devra être dûment motivée et mentionner, sous peine d'irrecevabilité, les références de la base légale justifiant la demande et décrivant les éléments essentiels du traitement de données à caractère personnel envisagé ainsi que la liste des données nécessaires dont la communication et demandée.
- Le notaire ou l'avocat devra également démontrer en quoi la consultation du Registre national ne permet pas de rechercher les données nécessaires. En effet, en application de l'article 6, § 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, tant les notaires que les avocats doivent au préalable nécessairement consulter le Registre national. Ce n'est donc que lorsque les données pertinentes ne sont pas disponibles, qu'ils pourront s'adresser à l'officier de l'état civil afin de consulter les registres de la population « papier ».
- Si le notaire ou l'avocat (responsable de traitement) désigne un mandataire, par exemple un généalogiste, pour effectuer une recherche d'héritier (sous-traitant), la requête devra être accompagnée d'un mandat ; ce mandat devra être précis, c’est-à-dire désigner précisément le responsable de traitement (en l'occurrence, un notaire ou un avocat) et indiquer clairement la législation applicable décrivant la mission légale, les données nécessaires à ladite mission, ainsi que les éléments essentiels du traitement des données à caractère personnel envisagé.
- L'officier de l'état civil, par décision motivée, refusera ou autorisera la consultation des registres de la population, le cas échéant sous son contrôle ou sous celui de son représentant.
- En cas de refus, le requérant pourra contester cette décision, conformément à l'article 3, alinéa 4, de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 précité, à savoir auprès du ministre ayant l'Intérieur dans ses attributions ou de son délégué, qui déterminera si la demande répond ou non aux conditions permettant la communication des informations demandées.
Cet arrêté royal entre en vigueur le 28 avril 2024.
