Les conditions légales et techniques permettant d’effectuer les déclarations de naissance, de mariage et de reconnaissance par voie électronique sont en place. Elles font l’objet d’un arrêté royal publié au Moniteur le 14 mars 2023.
Cette possibilité était prévue aux articles 43, § 3 (déclaration de naissance), 164/1, § 3 (déclaration de mariage) et 327/1, § 3 (déclaration de reconnaissance) du Code civil. Restait à en fixer les conditions par arrêté royal. C’est maintenant chose faite.
Comment ?
Pour ce faire, les communes doivent mettre en place une plateforme informatique sécurisée. Mais elles sont libres de déterminer la nécessité ou non de développer une telle plateforme.
Les citoyens devront s'identifier via un système d'identification électronique conforme à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017 relative à l'identification électronique (identification au moyen de la carte d'identité électronique).
Chaque type de déclaration fait l’objet de conditions précises.
La déclaration de naissance
Elle peut être faite par voie électronique dans les cas suivants :
- Lorsque le droit applicable prévoit qu'une présomption de paternité ou de comaternité s'applique ;
- Lorsqu’une une reconnaissance prénatale se trouve dans la BAEC ou pourrait y être enregistrée. Cette hypothèse vise donc également les reconnaissances prénatales faites à l'étranger et qui peuvent être reconnues par l'officier de l'état civil dans le cadre de la déclaration de naissance ;
- Lorsque seule la filiation maternelle doit être établie.
Cette dernière possibilité n'empêche pas la possibilité d'une reconnaissance dans l'acte de naissance. Dans ce cas, une déclaration de reconnaissance doit être faite en même temps.
Comment transmettre les informations ?
Les données qui se trouvent dans le Registre national relatives au déclarant sont mises à la disposition de l'officier de l'état civil de manière automatique par l'identification du déclarant. Le déclarant transmet également le numéro de Registre national de l'autre parent à l'égard duquel la filiation est/va être établie, ou, si celui-ci n'est pas inscrit au Registre national, son nom, ses prénoms, sa date de naissance et son domicile. Les données le concernant qui se trouvent dans le Registre national sont également mises à la disposition de l'officier de l'état civil. A noter qu’il en va de même pour les déclarations de mariage et de reconnaissance : ces données ne sont donc pas introduites manuellement. Seules les données relatives à l'enfant et les informations relatives à une éventuelle reconnaissance prénatale sont introduites manuellement par le déclarant sur la plateforme informatique mise à sa disposition. Par ailleurs, certains documents doivent être transmis à l'officier de l'état civil. La plateforme doit pouvoir permettre de transmettre de manière sécurisée une version électronique de ces documents. Mais cela ne libère pas les déclarants de l’obligation de délivrer les documents originaux lorsque ceux-ci sont exigés.
Lorsqu'une reconnaissance prénatale a été faite, le consentement des personnes visées à l'article 329bis de l'ancien Code civil doit être mentionné dans les documents qui sont transmis. Lorsque le consentement est transmis de manière électronique, il doit être issu d'un acte authentique revêtu d'une signature électronique qualifiée. Si le consentement a été donné devant un notaire, l'acte authentique devra être transmis à l'officier de l'état civil.
La déclaration de mariage
Les documents exigés peuvent être soumis de manière électronique. Les documents originaux sont ensuite transmis à l'officier de l'état civil compétent.
Les déclarants qui sont inscrits à l'étranger peuvent s'adresser à la commune de leur dernière résidence, du lieu d'inscription d'un parent au deuxième degré, de leur lieu de naissance, ou à défaut, à Bruxelles, afin de faire leur déclaration de mariage.
Les déclarants doivent aussi transmettre certaines informations lorsqu'ils introduisent leur déclaration (date à laquelle ils souhaitent se marier et les éventuels témoins).
La déclaration de reconnaissance
La déclaration de reconnaissance peut être faite de manière électronique :
- À condition que la/les personne(s) qui doit/doivent y consentir l'ait/aient fait au moyen d'une signature électronique qualifiée.
- Et si le consentement a été donné devant un notaire, l'acte authentique devra être transmis à l'officier de l'état civil.
Comme pour la déclaration de mariage, les documents exigés doivent être également transmis en originaux, même s'ils ont été soumis de manière électronique par l'intermédiaire de la plateforme.
En ce qui concerne le certificat de grossesse, il est fréquent que les médecins ne délivrent pas strictement de document original ou un certificat, mais par exemple, un email ou un document numérique, qui n'est pas signé par le médecin. Dans ce cas, selon l'appréciation de l'officier de l'état civil, ce document ne doit pas être soumis en original.
Lorsqu'il s'agit d'une reconnaissance prénatale, certaines données ne doivent logiquement pas être fournies puisqu’elles ne sont pas encore connues (nom, prénoms, date de naissance et lieu de naissance de l'enfant).
En outre, les consentements qui sont nécessaires à la reconnaissance doivent avoir été signés au moyen d'une signature électronique qualifiée. Si le consentement a été donné devant un notaire, l'acte authentique devra être transmis à l'officier de l'état civil.
Accusé de réception
Un accusé de réception est envoyé au(x) déclarant(s) lorsque les documents demandés sont présentés et complets, conformément aux articles 164/2, § 5 (accusé de réception de la déclaration de mariage) et 327/2, § 5 (accusé de réception de la déclaration de reconnaissance) du Code civil.
Il est possible de confirmer l'envoi des données de manière électronique, mais cette confirmation est purement informative et ne remplace par l' « accusé de réception ».
L'officier de l'état civil peut toujours demander aux déclarants de se présenter en personne devant lui, lorsqu'il s'estime insuffisamment informé. Cette possibilité découle de l'article 17 du Code civil.
Enfin, la déclaration doit être signée de manière électronique par l'officier de l'état civil conformément à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017 relative à l'identification électronique.
La base juridique
Arrêté royal du 21 décembre 2022 visant à déterminer les conditions liées aux déclarations électroniques en matière d'état civil (publié au moniteur le 14 mars 2023). Il entre en vigueur le 24 mars 2023.
